Mit Hilfe der Postmasterfilter können eingehende E-Mails in ((OTRS)) Community Edition gezielt verarbeitet werden. Ein Anwendungsfall ist das Ignorieren von automatischen Antworten bzw. Abwesenheitsnotizen.

In der folgenden Beispielkonfiguration wird der Inhalt einer automatischne Antwort nicht als Artikel verarbeitet und verworfen.

Die Konfiguration der Postmasterfilter befindet sich in den E-Mail-Einstellungen im Admin-Bereich. Über "Filter hinzufügen" kann ein neuer Filter erstellt werden.

In der sich öffnenden Maske werden vier Einstellungen vorgenommen. Als erstes wird ein Name für den Filter vergeben und festgelegt, ob weitere Filter zur Anwendung kommen sollen oder nicht ("Stoppen nach Treffer"). Die Regeln werden von oben nach unten abgearbeitet. Daher ist es ratsam bei der Bezeichnung der Regeln mit Ziffern zu beginnen, weil dadurch die Reihenfolge einfacher gesteuert werden kann.

Im zweiten Block wird die Filterbedingung festgelegt. Hier stehen einige E-Mail Header zur Verfügung (u.a. Betreff, Von, CC). In diesem Fall wird auf den Betreff mit Hilfe des Regulären Ausdrucks "^Automatische Antwort:*" gefiltert. Weitere (UND-verknüpfte) Header können hier gewählt werden.

Im letzten Block wird die Aktion gewählt, die der Filter ausführt. Hier stehen einige ((OTRS)) Community Edition-spezifsche Felder zur Verfügung. Es kann bspw. der Tickettyp, die Priorität, der Besitzer oder die dynamischen Felder mit definierten Werten gefüllt werden. Ebenfalls möglich ist das Setzen von mehreren Werten. In diesem Fall wird das "Ignore-Flag" auf "yes" gesetzt - das OTRS holt die E-Mail aus dem hinterlegten Postfach, ignoriert sie allerdings.

Wenn "Stoppen nach Treffer" aktiviert ist und bei der Überprüfung einer eingehenden E-Mail die Filterbedingung zutrifft, werden keine weiteren konfigurierten Postmasterfilter überprüft.