Best practice von uns für Sie

Tipp des Monats

Hier finden Sie einmal im Monat unsere Tipps um Ihre OTRS, i-doit, SNAG-View und NeDi Konfiguration zu verbessern. Benötigen Sie Unterstützung beim Einrichten Ihrer Systeme oder brauchen Spezialanpassungen, dann kontaktieren Sie uns einfach unter +49 441 390 10 10 40 oder schreiben Sie uns eine Mail, wir beraten Sie gerne.

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[i-doit] Eigene Reports auf dem Dashboard

Jeder Benutzer in i-doit hat die Möglichkeit sein eigenes Dashboard zu konfigurieren. Dazu werden einige vorkonfigurierte Widgets bereitgestellt. Unter anderem kann das Widget "Report" eingeblendet werden. In diesem Beispiel wird ein Report eingebunden, das über Objekte informiert, die dem Benutzer zugewiesen sind (Kategorie "Kontaktzuweisung") und von einem anderen Benutzer das letzte Mal bearbeitet wurden. Für diese Konfiguration benötigt der Benutzer das Recht auf "Report erstellen" und "Eigenes Dashboard konfigurieren". Zuerst die Erstellung eines Reports nötig. Der Report Manager befindet sich im Menü unter "Extras":

Abbildung 1: Report Manager öffnen

Nun wird ein einfacher Report erstellt, der folgende Attribute der gefundenen Objekte anzeigt:

  • Name
  • Objekttyp
  • Letzte Änderung durch Person
  • Letzte Änderung (Datum)

Das Vorgehen bei der Erstellung eines Reports wird in der i-doit Knowledge Base sehr gut beschrieben und wird hier nicht weiter erläutert.

Abbildung 2: Konfiguration des Reports im Abfrage-Editor

Bei den Bedingungen wird in der Kategorie "Allgemein" beim Attribut "Letzte Änderung durch" der vollständige Name des Benutzers eingetragen und mit "ist ungleich" verknüpft. Nach dem Speichern kann der Report ausgeführt werden.

Nun wird auf das Dashboard gewechselt und durch Klick auf das Bleistift-Symbol unterhalb des Benutzernamens die Dashboard-Konfiguration geöffnet.

Abbildung 3: Report-Widget hinzufügen

Im Dropdown wird "Report" gewählt und über die Schaltfläche hinzugefügt. Durch Drag & Drop kann hier die Position des Reports auf dem Dashboard ebenfalls festgelegt werden. Nach dem "Übernehmen" erscheint das Widget auf dem Dashboard. Noch ist dieses Widget ohne Inhalt. Wird der Mauszeiger auf die Überschriftenzeile des Report-Widget gefahren, kann über das Bleistift-Symbol der gewünschte Report ausgewählt werden. Außerdem kann festgelegt werden, wie viele Objekte auf einer Seite der Ausgabe auf dem Widget erscheinen. Nach dem "Übernehmen" erscheint das Ergebnis dieses Reports auf dem Dashboard.

Abbildung 4: Report auf dem Dashboard

Im Anzeigefenster können die Objekte durch Klick auf die jeweilige Spalte sortiert werden. Standardmäßig wird nach dem Objektnamen sortiert.

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[((OTRS)) Community Edition] Shortcut Icons ein- und ausblenden

Für einige Ticketfunktionen bietet ((OTRS)) Community Edition die Möglichkeit diese schnell durch die Nutzung von Shortcuts aufzurufen. Diese Shortcuts erscheinen als kleine Icons oberhalb der Menüleiste in der Titelzeile. Für häufig genutzte Funktionen wie z.B "Neues Telefonticket", "Ansicht nach Status" oder "Suchprofile" bietet es sich an, diese Shortcuts zu aktivieren. In einer Standardinstallation sind u.a. Shortcuts für "Gesperrte Tickets" und "Beobachtete Tickets" schon aktiv.

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[((OTRS)) Community Edition] Postmasterfilter

Mit Hilfe der Postmasterfilter können eingehende E-Mails in ((OTRS)) Community Edition gezielt verarbeitet werden. Ein Anwendungsfall ist das Ignorieren von automatischen Antworten bzw. Abwesenheitsnotizen.

In der folgenden Beispielkonfiguration wird der Inhalt einer automatischne Antwort nicht als Artikel verarbeitet und verworfen.

Die Konfiguration der Postmasterfilter befindet sich in den E-Mail-Einstellungen im Admin-Bereich. Über "Filter hinzufügen" kann ein neuer Filter erstellt werden.

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[((OTRS)) Community Edition] Ticketsuche in der Adresszeile des Browsers

Die Volltextsuche in ((OTRS)) Community Edition bietet eine gute sehr Möglichkeit schnell die relevanten Tickets zu finden. Moderne Browser werden mit vordefinierten Suchmaschinen ausgeliefert, können aber mit eigenen Suchen erweitert werden. An den Beispielen von Google Chrome und Mozilla Firefox wird hier aufgezeigt, wie die ((OTRS)) Community Edition Volltextsuche in  den Browser integriert werden kann. 

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[i-doit] Benachrichtigungen

Das i-doit Benachrichtigunsmodul kann über bevorstehende Ereignisse, Ablauf von Fristen oder über den aktuellen Datenbestand innerhalb der CMDB informieren. Dies können z.B. (un-)veränderte Objekte eines gewählten Zeitraums oder ein Reportergebnis sein.

Die Konfiguration der Benachrichtigungen befindet sich unter "Extras -> CMDB -> Benachrichtigungen":

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[((OTRS)) Community Edition] Systemwartung eintragen

Wenn im ((OTRS)) Community Edition Konfigurationsänderungen vorgenommen werden, kann es vorkommen, dass sich das System kurzzeitig nicht "normal" verhält. Damit andere ((OTRS)) Community Edition-Agenten darüber informiert werden, dass eine Änderung im System eingespielt wird, kann eine Systemwartung eingetragen werden. Dazu wird im Adminbereich Systemwartung gewählt und eine neue Systemwartung geplant:

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